Έξυπνο Σύστημα Διαχείρισης Αθλητικών και Πολιτιστικών Γεγονότων στο Δήμο Πεντέλης - Intelliserv

Στρατηγικός Σχεδιασμός και Στόχοι

Η δραματική εξάπλωση της πανδημίας κατά το τελευταίο εξάμηνο δημιούργησε νέες συνθήκες, οι οποίες εκτός από την θωράκιση της υγείας κατά την αλληλεπίδραση των πολιτών, απαιτούν και την ανάπτυξη νέων εργαλείων που θα εξασφαλίζουν τις ποιοτικές συναλλαγές σε όλο το φάσμα των παρεχόμενων υπηρεσιών από τους δήμους προς τους πολίτες. Επιπλέον, η υλοποίηση και εφαρμογή των εν λόγω εργαλείων πρέπει να έχει ως στόχο την διατήρησή τους όχι μόνο κατά την δύσκολη περίοδο της πανδημίας, αλλά και μετά από αυτή, τοποθετώντας σε νέες βάσεις τις σχέσεις και τις συναλλαγές του δήμου με τους πολίτες, ορίζοντας τους κανόνες για την δημιουργία πραγματικών έξυπνων πόλεων στο πλαίσιο της Εθνικής Ψηφιακής Στρατηγικής.

Λαμβάνοντας υπόψη τα ανωτέρω, ο δήμος μας ανταποκρίθηκε άμεσα από τον Μάιο του 2020 και υλοποίησε ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα για την οργάνωση και διαχείριση των πολιτιστικών και αθλητικών δραστηριοτήτων, με στόχο τόσο την εφαρμογή πολιτικών αντιμετώπισης του ιού στις εν λόγω δραστηριότητες, όσο και την εν γένει ορθολογική διαχείριση πόρων και υποδομών. Η ανάγκη αυτή προέκυψε δεδομένων των ιδιαίτερα ανεπτυγμένων τομέων πολιτισμού και αθλητισμού στο δήμο μας, οι οποίοι έπρεπε και πρέπει να συνεχίσουν τις δράσεις τους με ασφάλεια και ορθολογική διαχείριση. Το κολυμβητήριο, το κλειστό γυμναστήριο, τα γήπεδα τέννις, καθώς και ένα πλούσιο φεστιβάλ καλοκαιρινών πολιτιστικών εκδηλώσεων κατά τη διάρκεια του Ιουλίου, έπρεπε να οργανωθούν με νέες ψηφιακές εφαρμογές, προκειμένου να λειτουργήσουν απρόσκοπτα και με ασφάλεια.

Ιδέα, Σχεδιασμός συστημάτων και Καινοτομία

Η διαφορετικότητα των ανωτέρω δραστηριοτήτων επέβαλε το σχεδιασμό ενός πληροφοριακού συστήματος που θα κάλυπτε όλες τις ανάγκες και θα εξασφάλιζε την πρόσβαση από όλους. Παράλληλα, η ύπαρξη υφιστάμενων εφαρμογών που λειτουργούν κάτω από μια ενιαία πλατφόρμα επέβαλε την ίδια προσέγγιση και για το νέο σύστημα, το οποίο έπρεπε να λειτουργεί με ίδιους όρους και στο πλαίσιο των εφαρμογών έξυπνης πόλης που αναπτύχθηκαν κατά τον τελευταίο χρόνο. Στο πλαίσιο αυτό αναπτύχθηκε το σύστημα IntelliServ, μέσω του οποίου ένας πολίτης μπορεί να κάνει κράτηση σε οποιαδήποτε αθλητική (κολυμβητήριο, τένις, αθλητικά προγράμματα κ.λπ) ή πολιτιστική δραστηριότητα (εκδηλώσεις, συναυλίες, θερινό σινεμά, τμήματα ζωγραφικής και χορού κ.λπ), χωρίς να απαιτείται η φυσική παρουσία του στους χώρους των δραστηριοτήτων αυτών.

Συγκεκριμένα, ο πολίτης εγγράφεται ηλεκτρονικά και ταυτοποιείται με χρήση κωδικού που αποστέλλεται στο κινητό ή εκφωνείται στο σταθερό που δηλώνεται κατά την εγγραφή. Με την εισαγωγή του εν λόγω κωδικού στο αντίστοιχο πεδίο, ενεργοποιείται ο λογαριασμός, και ο πολίτης έχει πλέον πρόσβαση προκειμένου να κάνει αίτηση για την πολιτιστική ή αθλητική δραστηριότητα που τον ενδιαφέρει.

Στην περίπτωση που υπάρχουν κενές θέσεις, το σύστημα αποδέχεται την αίτηση και παράγει αυτόματα ένα μοναδικό ηλεκτρονικό πάσο με ενσωματωμένο QR code, το οποίο είτε τυπώνεται είτε αποθηκεύεται στο κινητό του πολίτη, προκειμένου να σαρωθεί κατά την είσοδο και κατά την έξοδο από τον πολιτιστικό ή τον αθλητικό χώρο.

Η καινοτομία του συστήματος είναι ότι δύναται να διαχειριστεί ταυτόχρονα διαφορετικές εκδηλώσεις ή γεγονότα με εντελώς διαφορετικά χαρακτηριστικά το καθένα. Έτσι στην περίπτωση του κολυμβητηρίου το σύστημα δίνει τη δυνατότητα επιλογής ημέρας, ώρας αλλά ακόμα και

διαδρομής εντός της πισίνας στην οποία επιθυμεί να κολυμπήσει ο πολίτης, ενώ παρουσιάζει αναλυτική εικόνα των -μέχρι τη στιγμή της αίτησης- κρατήσεων ανά ημέρα, ώρα και διαδρομή.

Αντιστοίχως, στην περίπτωση πολιτιστικής εκδήλωσης το σύστημα δίνει τη δυνατότητα προσωποποιημένης κράτησης, αλλά και την εισαγωγή επιπλέον ατόμων στην ίδια κράτηση προκειμένου να εξυπηρετηθούν οικογένειες ή παρέες με περισσότερα άτομα.

Εύκολα, γρήγορα και προπάντων με μηδενική επαφή μεταξύ πολιτών και στελεχών του δήμου, καθίσταται δυνατή η διαχείριση όλων των δραστηριοτήτων, για τις οποίες μάλιστα τηρείται αναλυτικό ηλεκτρονικό αρχείο, για την περίπτωση που θα χρειαστεί να πραγματοποιηθεί ιχνηλάτηση λόγω Covid-19 και να ενημερωθούν όλοι οι πολίτες που εκτέθηκαν σε επαφή με πιθανό κρούσμα. Στην περίπτωση αυτή, ο διαχειριστής ορίζει την ομάδα των ατόμων που πρέπει να ενημερωθεί και το σύστημα αποστέλλει αυτοματοποιημένο sms με σχετική προειδοποίηση. Η ομάδα αυτή ορίζεται με κριτήρια όπως (α) η ημέρα και η ώρα παρουσίας στην αθλητική εγκατάσταση ή (β) η συγκεκριμένη εκδήλωση στην οποία παρουσιάστηκε το κρούσμα, ενώ τα στοιχεία των πολιτών παραμένουν κρυπτογραφημένα στην βάση δεδομένων και δεν είναι προσβάσιμα από τον διαχειριστή.

Διαδικασία Υλοποίησης

Για την υλοποίηση του εν λόγω συστήματος ελήφθησαν υπόψη οι υφιστάμενες υποδομές πληροφορικής στο δήμο, όπως αυτές έχουν αναπτυχθεί και λειτουργούν από τις αρχές του 2020. Το νέο σύστημα αποτέλεσε μέρος της νέας πλατφόρμας έξυπνων πόλεων, προκειμένου να αποφευχθεί ο κατακερματισμός των ψηφιακών υπηρεσιών και οι πολίτες να έχουν την δυνατότητα πρόσβασης από την επίσημη διαδικτυακή πύλη του δήμου. Η διαφορετικότητα των ετερόκλητων πολιτιστικών και αθλητικών δραστηριοτήτων επέβαλε την συναναστροφή της ομάδας ανάπτυξης με στελέχη από διάφορες υπηρεσίες του δήμου, τα οποία διέθεταν διαφορετικό επίπεδο εξοικείωσης με τις ψηφιακές υπηρεσίες και εξέφραζαν διαφορετικές ανάγκες που έπρεπε να καλυφθούν.

Με γνώμονα τα ανωτέρω, το νέο σύστημα υλοποιήθηκε με τεχνολογίες ανοικτών προτύπων, ενώ αναπτύχθηκαν πλήρως δυναμικές ροές εργασιών, ούτως ώστε να είναι δυνατή η εξυπηρέτηση γεγονότων με οποιαδήποτε χαρακτηριστικά. Παράλληλα, λαμβάνοντας υπόψη την αρχή του «σχεδιάζοντας για όλους», δόθηκε έμφαση στο σχεδιασμό των οθονών των πολιτών και των διαχειριστών, προκειμένου να καταστεί δυνατή η εύκολη χρήση από οποιοδήποτε χρήστη σε οποιαδήποτε συσκευή.

Οφέλη και αποτελέσματα

Η νέα ψηφιακή υπηρεσία δίνει την δυνατότητα στα τμήματα πολιτισμού και αθλητισμού να λειτουργήσουν γρήγορα, αποτελεσματικά και με ασφάλεια, παρακάμπτοντας τις έντυπες λίστες και τηρώντας ψηφιακά αρχεία που εξασφαλίζουν αφενός μεν την ασφάλεια των δεδομένων, αφετέρου δε την ιχνηλάτηση των εμπλεκόμενων πολιτών σε περίπτωση κρούσματος Covid-19.

Επιπλέον των ανωτέρω, η νέα αυτή υπηρεσία δίνει μια μοναδική ευκαιρία για ορθολογική διαχείριση πόρων και υποδομών, δεδομένου ότι: (α) συμβάλει στην ισοκατανομή των πολιτών που συμμετέχουν στις αθλητικές δραστηριότητες σε μέρες, ώρες και προγράμματα, (β) παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο τις κρατήσεις και παράγει ειδοποιήσεις τυχόν υπερβάσεων στις συμμετοχές και (γ) δίνει κατευθύνσεις για το σχεδιασμό των επόμενων πολιτιστικών και αθλητικών εκδηλώσεων, μέσω της πλήρους σειράς στατιστικών που παράγει σε πραγματικό χρόνο.

Τέλος, η χρήση της νέας ψηφιακής υπηρεσίας δημιουργεί δικαιολογημένα και ένα αίσθημα ασφάλειας στους πολίτες, οι οποίοι θέλουν και πρέπει να αισθάνονται ασφαλείς και προστατευμένοι κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων τους.

Ποσοτικά και Ποιοτικά Χαρακτηριστικά

Παρακάτω παρουσιάζονται δεδομένα καταγραφής στο διάστημα 01.06.2020 – 30.10.2020 :

Αριθμός έγκυρων χρηστών στο σύστημα: 1.973

Αριθμός καταγεγραμμένων αιτήσεων για πολιτιστικές εκδηλώσεις: 1.654

Αριθμός καταγεγραμμένων αιτήσεων για αθλητικές εκδηλώσεις: 4.658

Αριθμός επιβεβαιωμένων κρατήσεων από πολίτες που προσήλθαν στις πολιτιστικές εκδηλώσεις: 1.249

Αριθμός επιβεβαιωμένων κρατήσεων από πολίτες που προσήλθαν στις αθλητικές εκδηλώσεις: 4.507

Αριθμός αυτόματα ειδοποιημένων ατόμων για κρούσμα Covid-19: 0,00

Μείωση των ατόμων που βρίσκονται στο χώρο των αθλητικών χώρων ταυτόχρονα (ημερήσια βάση): 13%

Εξυπηρετούμενοι

Α) Πολίτες

Β) Δημοτικοί υπάλληλοι

KPIs αναφορικά με την κάλυψη των στόχων της πλατφόρμας

Δείκτης (KPI): Αριθμός των ηλεκτρονικά καταγεγραμμένων αιτήσεων για πολιτιστικές εκδηλώσεις

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.07.2020 – 30.10.2020: 2.100

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.07.2020 – 30.10.2020: 79%

Τιμή Στόχος για το έτος 2020 (Αριθμός): 2.900

Δείκτης (KPI): Αριθμός των ηλεκτρονικά καταγεγραμμένων αιτήσεων για αθλητικές εκδηλώσεις

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.07.2020 – 30.10.2020: 3.500

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.07.2020 – 30.10.2020: 133%

Τιμή Στόχος για το έτος 2020 (Αριθμός): 5.500

BEST CITY ΡΑΕ

Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Αιτημάτων και Παραπόνων Καταναλωτών

1. Καινοτομία - Προκλήσεις (30% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου ως προς την καινοτομία τους. 2. Μεθοδολογία (20% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου ως προς τον τρόπο που ακολουθήθηκε στη σχεδίαση/υλοποίηση τους. 3. Αποτελεσματικότητα (30% βαρύτητα) Θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου σε αντιστοιχία με τους στόχους που είχαν οριστεί, αλλά και συγκρίνοντας τα αποτελέσματα σε σχέση με αντίστοιχα έργα της αγοράς. 4. Καλές πρακτικές (10% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα συμπεράσματα και οι καλές πρακτικές της πρωτοβουλίας / ενέργειας/ έργου που μπορούν να αξιοποιηθούν από άλλες εταιρείες. 5. Βαθμός αναπαραγωγιμότητας (10% βαρύτητα)

Θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου σε σε σχέση με την δυνατότητα αξιοποίησης της από άλλους

• Να περιγράψτε την πρωτοβουλία / έργο της υποψηφιότητάς σας, τα αποτελέσματα και τη σύνδεση με τη στρατηγική και τις συγκεκριμένες ανάγκες / απαιτήσεις της εταιρείας / οργανισμού ή του πελάτη σας. Οι υποψηφιότητες πρέπει να παρέχουν σαφείς περιγραφές με βάση την δομή

Πρόκληση- Λύση - Οφέλη.

• Να δώσετε έμφαση στα στοιχεία εκείνα που καθιστούν τη συγκεκριμένη πρωτοβουλία/ έργο μοναδική, ανταγωνιστική και καινοτόμο στην κατηγορία που υποβάλλετε υποψηφιότητα και περιγράψετε τους λόγους για τους οποίους θεωρείτε ότι πρέπει να ξεχωρίσει η υποψηφιότητά σας.

• Να συμπεριλάβετε ποιοτικά ή ποσοτικά δεδομένα και χαρακτηριστικά, που κατά την κρίση σας, ενισχύουν την υποψηφιότητα σας.

• Να χρησιμοποιείτε απλό κείμενο (plain text).

6. Περιγραφή & στοιχεία της υποψηφιότητας (έως 1.000 λέξεις)

Στρατηγικός Σχεδιασμός- Προκλήσεις

Η ΡΑΕ ως ανεξάρτητη αρχή έχει σαν στόχο την προστασία των καταναλωτών στον τομέα της ενέργειας και του φυσικού αερίου. Προς αυτήν την κατεύθυνση, προχώρησε στη δημιουργία ενός Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Αιτημάτων και Παραπόνων και συγκεκριμένα στην ανάπτυξη

και κατασκευή πληροφοριακού συστήματος δυναμικής ενημέρωσης και υποστήριξης των καταναλωτών για θέματα που αφορούν στις υπηρεσίες πώλησης ενέργειας και φυσικού αερίου (Πλατφόρμα ενημέρωσης & Υποστήριξης καταναλωτών «My RAE»). Η πλατφόρμα περιλαμβάνει αυτόνομο σύστημα, στο οποίο οι καταναλωτές έχουν πρόσβαση μέσω της ιστοσελίδας της ΡΑΕ, όπου μπορούν να εγγράφονται και να αποκτούν προσωπική σελίδα μέσω της οποίας έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης σε σειρά υπηρεσιών που περιλαμβάνουν (α) την αποστολή φόρμας παραπόνων προς τους Διαχειριστές δικτύων και τους Παρόχους υπηρεσιών ηλεκτρικής ενέργειας και φυσικού αερίου. Το πληροφοριακό σύστημα λαμβάνει το εκάστοτε παράπονο και το προωθεί στον αντίστοιχο αποδέκτη, παρέχει πλήρη πληροφόρηση στην ΡΑΕ για τα στοιχεία και την εξέλιξη του αιτήματος την αλληλογραφία και τα συνοδευτικά έντυπα που ανταλλάσσονται μεταξύ των δύο μερών, ενώ δίδει τη δυνατότητα στην Αρχή να παρεμβαίνει και επικοινωνεί με τα δύο μέρη καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Παράλληλα παρέχει στη ΡΑΕ αναλυτικά στατιστικά δεδομένα για το σύνολο των αιτημάτων που διακινήθηκαν μέσω της πλατφόρμας, (β) τη δυνατότητα εγγραφής καταναλωτών, εταιριών και οργανισμών για λήψη αυτοματοποιημένων ενημερώσεων για τις δημόσιες διαβουλεύσεις της ΡΑΕ και την εξέλιξη αυτών, (γ) τη δυνατότητα λήψης από τους ενδιαφερόμενους καταναλωτές εξειδικευμένων ενημερώσεων από το σύνολο των ανακοινώσεων της ΡΑΕ με βάση τα κριτήρια που ενδιαφέρουν τον κάθε καταναλωτή, και (δ) τη δυνατότητα των καταναλωτών να μετέχουν σε έρευνες ικανοποίησης για τις παρεχόμενες υπηρεσίες από τη ΡΑΕ, τους Διαχειριστές Δικτύων, και τους Παρόχους Ενέργειας.

Ιδέα, Σχεδίαση και Καινοτομία

Η πλατφόρμα που έχει αναπτύξει η ΡΑΕ περιλαμβάνει το Υποσύστημα Καταναλωτών που αποτελείται από μια εφαρμογή (App) για έξυπνες κινητές συσκευές (smartphones, tablets), η οποία διατίθεται δωρεάν σε έκδοση για Android και iOS μέσω των αντίστοιχων Application Stores. Οι καταναλωτές μπορούν να εγκαταστήσουν την εφαρμογή στη συσκευή τους και να τη χρησιμοποιούν ώστε να υποβάλλουν την αναφορά τους προς τη Ρυθμιστική Αρχή Ενέργειας (ΡΑΕ). Προκειμένου να γίνει κωδικοποίηση των υποθέσεων σύμφωνα με το πρότυπο της ΡΑΕ, ο καταναλωτής πρέπει να υποβάλλει τα στοιχεία που επιθυμεί τυποποιημένα. Στη συνέχεια συμπληρώνει τα στοιχεία επικοινωνίας του και επιλέγοντας «υποβολή» το σύστημα καταχωρεί το αίτημα και αποδίδει αριθμό πρωτοκόλλου, το οποίο και κοινοποιεί στον καταναλωτή. Παράλληλα, τον ενημερώνει με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή με μήνυμα στο κινητό του τηλέφωνο για την παραλαβή του αιτήματος. Επιπλέον, ο καταναλωτής μπορεί να παρακολουθεί περαιτέρω την εξέλιξη του αιτήματος. Μετά από την διευθέτηση του αιτήματος, το σύστημα ενημερώνει εκ νέου τον καταναλωτή για την επιτυχή έκβαση του. Τέλος, το υποσύστημα διαθέτει και desktop έκδοση για την περίπτωση που ο καταναλωτής επιθυμεί να υποβάλει παράπονο από τον προσωπικό του υπολογιστή. Οι δυνατότητες της desktop έκδοσης είναι ίδιες με αυτές του app.

Επιπλέον, η πλατφόρμα διαθέτει υποσύστημα διαχείρισης, μέσω του οποίου οι προμηθευτές και οι διαχειριστές δικτύων ηλεκτρικής ενέργειας και φυσικού αερίου έχουν πρόσβαση ώστε να βλέπουν τα αιτήματα που έχουν δρομολογηθεί προς αυτούς. Οι διαχειριστές της ΡΑΕ μπορούν μέσω αυτού του περιβάλλοντος να βλέπουν όλα τα αιτήματα που έχουν υποβληθεί στο σύστημα, καθώς και στατιστικά που αφορούν τα αιτήματα. Οι διαχειριστές της ΡΑΕ μπορούν να δουν στατιστικά:

1. Ανά είδος ενέργειας

2. Ανά είδος δραστηριότητας (Διαχειριστές ή Προμηθευτές)

3. Ανά Είδος αιτήματος

4. Ανά Χρήστη (όλοι οι διαχειριστές και όλοι οι προμηθευτές)

5. Ανά χρονική περίοδο (προεπιλεγμένα ανά τρίμηνο με δυνατότητα αλλαγής περιόδου)

6. Ανά κατάσταση αιτημάτων (απαντημένα, σε εκκρεμότητα, απορριφθέντα)

7. Ανά χρονική διάρκεια πρώτης απάντησης ( πόσο % απαντήθηκε σε 1-15 ημερολογιακές ημέρες, πόσο σε 16-30 μέρες, πόσο σε άνω του ενός μήνα)

8. Ανά χρονική διάρκεια που βρίσκονται σε εκκρεμότητα (έως 2 εβδομάδες, 3-4 εβδομάδες, περισσότερο από ένα μήνα)

9. Ανά βαθμό αποδοχής/ικανοποίησης από την απάντηση (πόσο % των καταναλωτών αντέδρασαν όταν πήραν την τελική απάντηση)

Η πλατφόρμα έχει τα εξής χαρακτηριστικά:

• Διαθέτει φιλικό περιβάλλον εργασίας, ενώ οι εφαρμογές που έχουν αναπτυχθεί, έχουν στην Ελληνική όλες τις λειτουργίες οθόνης (userinterface).

• Είναι απολύτως φιλική στον χρήστη χωρίς να απαιτείται να διαθέτει ο χρήστης ειδικές γνώσεις.

• Μπορεί να διαχειρίζεται με τον βέλτιστο τρόπο την γεωγραφική και περιγραφική πληροφορία.

• Μπορεί να εκτυπώνει χάρτες που περιέχουν τα ψηφιοποιημένα δεδομένα του δικτύου.

• Παρέχει κατάλληλα διαμορφωμένη πληροφορία των περιγραφικών στοιχείων των ψηφιοποιημένων δεδομένων, των τεχνικών υποδομών κλπ.

• Παρέχει δυνατότητα αναζήτησης για κάθε κατηγορία πληροφορίας με διατύπωση ερωτημάτων.

• Παρέχει τη δυνατότητα για την εισαγωγή νέων δεδομένων από τους χρήστες σε πραγματικό χρόνο εντοπίζοντας τη θέση τους, με τη χρήση εφαρμογών που θα διατίθενται δωρεάν για Android και iOS, μέσω των αντίστοιχων Application Stores.

Επιπλέον, η πλατφόρμα περιλαμβάνει τις παρακάτω Τεχνικές Προδιαγραφές:

Σύστημα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (openarchitecture), δηλαδή υποχρεωτική χρήση ανοικτών προτύπων που θα διασφαλίζουν:

- την ομαλή λειτουργία και συνεργασία μεταξύ του συνόλου των προς προμήθεια υπηρεσιών

- την επεκτασιμότητα των υποσυστημάτων χωρίς αλλαγές στη δομή και αρχιτεκτονική τους.

- τη δυνατότητα εύκολης επικοινωνίας, διασύνδεσης ή και ολοκλήρωσης με τρίτες εφαρμογές ή / και υποσυστήματα.

KPIs αναφορικά με την κάλυψη των στόχων της πλατφόρμας

Δείκτης (KPI): Αριθμός των εγγεγραμμένων χρηστών

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 10.09.2021 – 30.10.2021: 150

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 10.09.2021 – 30.10.2021: 52%

Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός): 15.500

Δείκτης (KPI): Αριθμός των υποβεβλημένων παραπόνων

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 10.09.2021 – 30.10.2021: 230

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 10.09.2021 – 30.10.2021: 108%

Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός): 22.000

Δείκτης (KPI): Αριθμός των υποβεβλημένων παραπόνων που διεκπεραιώθηκαν

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 10.09.2021 – 30.10.2021: 150

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 10.09.2021 – 30.10.2021: 90%

Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός): 19.500

BEST CITY

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΒΛΗΤΩΝ ΣΤΟ ΔΗΜΟ ΠΕΝΤΕΛΗΣ

1. Καινοτομία - Προκλήσεις (30% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου ως προς την καινοτομία τους. 2. Μεθοδολογία (20% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου ως προς τον τρόπο που ακολουθήθηκε στη σχεδίαση/υλοποίηση τους. 3. Αποτελεσματικότητα (30% βαρύτητα) Θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου σε αντιστοιχία με τους στόχους που είχαν οριστεί, αλλά και συγκρίνοντας τα αποτελέσματα σε σχέση με αντίστοιχα έργα της αγοράς. 4. Καλές πρακτικές (10% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα συμπεράσματα και οι καλές πρακτικές της πρωτοβουλίας / ενέργειας/ έργου που μπορούν να αξιοποιηθούν από άλλες εταιρείες. 5. Βαθμός αναπαραγωγιμότητας (10% βαρύτητα)

Θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου σε σε σχέση με την δυνατότητα αξιοποίησης της από άλλους

• Να περιγράψτε την πρωτοβουλία / έργο της υποψηφιότητάς σας, τα αποτελέσματα και τη σύνδεση με τη στρατηγική και τις συγκεκριμένες ανάγκες / απαιτήσεις της εταιρείας / οργανισμού ή του πελάτη σας. Οι υποψηφιότητες πρέπει να παρέχουν σαφείς περιγραφές με βάση την δομή

Πρόκληση- Λύση - Οφέλη.

• Να δώσετε έμφαση στα στοιχεία εκείνα που καθιστούν τη συγκεκριμένη πρωτοβουλία/ έργο μοναδική, ανταγωνιστική και καινοτόμο στην κατηγορία που υποβάλλετε υποψηφιότητα και περιγράψετε τους λόγους για τους οποίους θεωρείτε ότι πρέπει να ξεχωρίσει η υποψηφιότητά σας.

• Να συμπεριλάβετε ποιοτικά ή ποσοτικά δεδομένα και χαρακτηριστικά, που κατά την κρίση σας, ενισχύουν την υποψηφιότητα σας.

• Να χρησιμοποιείτε απλό κείμενο (plain text).

6. Περιγραφή & στοιχεία της υποψηφιότητας (έως 1.000 λέξεις)

Στρατηγικός Σχεδιασμός- Προκλήσεις

Η διαχείριση των αποβλήτων αποτελεί αναμφισβήτητα ένα από τα σημαντικότερα ζητήματα που απασχολούν τους δήμους σήμερα. Η συνεχής αύξηση των ποσοτήτων σε συνδυασμό με την επιβεβλημένη τάση για διαλογή στην πηγή, δημιουργούν νέες ανάγκες τόσο σε επίπεδο υποδομών

(κάδοι, απορριμματοφόρα κ.λπ), όσο και σε επίπεδο παρακολούθησης και διαχείρισης των ροών εργασίας που εκτελούνται κατά τη διαδικασία συλλογής και απόθεσης.

Το πλήθος των κάδων συνεχώς αυξάνεται, λόγω της συνεχούς προσθήκης νέων ρευμάτων (ανακύκλωση, βιοαπόβλητα κ.λπ), γεγονός που δημιουργεί σημαντικά ζητήματα χωροθέτησης, καθώς και συχνές προστριβές με τους πολίτες. Παράλληλα, υπάρχει σημαντική υστέρηση στην παρακολούθηση των ποσοτήτων των απορριμμάτων αν ρεύμα, γεγονός που δημιουργεί αδυναμία στην χάραξη ξεκάθαρων και μακροχρόνιων στρατηγικών διαχείρισης ανάλογα με τις προβλέψεις που περιλαμβάνονται στα Τοπικά Σχέδια Διαχείρισης Απορριμμάτων (ΤΣΔΑ).

Ο Δήμος Πεντέλης, έχοντας υλοποιήσει σημαντικές παρεμβάσεις, κατά την τελευταία διετία, τόσο στον τομέα της συλλογής των απορριμμάτων όσο και στον τομέα των ψηφιακών υπηρεσιών, έχει αναπτύξει μια νέα πλατφόρμα, η οποία αποτελεί το πρώτο και μοναδικό εργαλείο παρακολούθησης του ΤΣΔΑ σε επίπεδο δήμου, συνδυάζονται την πληροφορία που λαμβάνεται από το πεδίο με τις προβλέψεις ποσοτήτων ανά ρεύμα που έχουν τεθεί ανά έτος, προκείμενου να καθίσταται δυνατή η παρακολούθηση επίτευξης στόχων οποιαδήποτε στιγμή.

Ιδέα, Σχεδίαση και Καινοτομία

Εκτός από τις ανωτέρω αναφερόμενες προκλήσεις αναφορικά με την σύγχρονη διαχείριση απορριμμάτων, η βασική ιδέα για την ανάπτυξη της νέας πλατφόρμας δόθηκε από την ανάγκη αρχικά για την κατάρτιση και στη συνέχεια για την παρακολούθηση του ΤΣΔΑ. Η κατάρτιση του ΤΣΔΑ περιλαμβάνει λεπτομερή αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης και αναλυτική καταγραφή ποσοτήτων ανά ρεύμα, πληροφορία η οποία δεν ήταν, μέχρι πρότινος, αποθηκευμένη και οργανωμένη σε τέτοια μορφή, ώστε να εξασφαλίζεται η άμεση πρόσβαση σε αυτή, προκειμένου να χρησιμοποιηθεί στην κατάρτιση του ΤΣΔΑ. Επιπλέον, δεν υπήρχε συνεχής παρακολούθηση των ποσοτήτων ανά ρεύμα, γεγονός που καθιστούσε δύσκολη ή αδύνατη την παρακολούθηση επίτευξης των στόχων και κατ’ επέκταση την υλοποίηση εντοπισμένων παρεμβάσεων όπου ήταν ανάγκη.

Η νέα πλατφόρμα σχεδιάστηκε με στόχο την βελτίωση της λειτουργίας της Υπηρεσίας Καθαριότητας, σε ό,τι αφορά στην παρακολούθηση των αποβλήτων σε πραγματικό χρόνο. Για τον σκοπό αυτό, δημιουργήθηκε μια υποδομή, μέσω της οποίας ο δήμος είναι σε θέσει να εισάγει αυτόματα στην πλατφόρμα τα στοιχεία από το ηλεκτρονικό αρχείο ποσοτήτων που λαμβάνει σε ημερήσια ή εβδομαδιαία βάση από τον ΕΔΣΝΑ. Με αυτό τον τρόπο οι ποσότητες των απορριμμάτων εισάγονται στο σύστημα, χωρίς να απασχολείται προσωπικό για την χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων, η οποία ωστόσο είναι δύνατη για την περίπτωση που το εν λόγω αρχείο δεν είναι διαθέσιμο.

Επιπλέον των ανωτέρω, το σύστημα διαθέτει ειδική εφαρμογή, μέσω της οποίας είναι δυνατή η εισαγωγή όλων των προβλέψεων που περιλαμβάνονται στο ΤΣΔΑ. Σημειώνεται ότι η κατάρτιση του τελευταίου και ειδικότερα η αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης, αποτελεί πλέον μια εύκολη διαδικασία, δεδομένου ότι έχει προηγηθεί η συστηματική ημερήσια ή εβδομαδιαία εισαγωγή των πραγματικών δεδομένων στην πλατφόρμα.

Παράλληλα, μια πολύ σημαντική δυνατότητα του συστήματος είναι αυτή της εξαγωγής δεδομένων σε ηλεκτρονικό αρχείο, προκειμένου αυτό να εισαχθεί αυτόματα στην Πλατφόρμα Υποβολής και Διαχείρισης Τοπικών Σχεδίων Διαχείρισης Αποβλήτων του Υπουργείου Περιβάλλοντος και Ενέργειας. Η

συγκεκριμένη δυνατότητα είναι εξαιρετικά σημαντική, δεδομένου ότι σχεδόν μηδενίζει το χρόνο που χρειάζεται η Υπηρεσία Καθαριότητας για να εισάγει τα δεδομένα της στο εν λόγω σύστημα και από αυτό να εξάγει το τυποποιημένο ΤΣΔΑ.

Έχοντας όλη την ανωτέρω πληροφορία συγκεντρωμένη, το σύστημα παρέχει τις κάτωθι δυνατότητες:

- Παρουσίαση συγκεντρωτικών δεδομένων τρέχοντος έτους ανά κατηγορία αποβλήτου.

- Παρουσίαση ετήσιου ποσοστού ανακύκλωσης.

- Υπολογισμός ποσοστού συμμετοχής ΑΣΑ ανά έτος και ποσοστού κάλυψης σε σχέση με το σύνολο του προηγούμενου έτους ανά κατηγορία αποβλήτου.

- Παρουσίαση δεδομένων αποβλήτων για τα παρελθοντικά έτη.

- Παρουσίαση δεδομένων αποβλήτων ανά μήνα για το τρέχον έτος και για τα παρελθοντικά έτη.

- Υπολογισμός μηνιαίας διακύμανσης ποσοτήτων ανά κατηγορία αποβλήτου για το τρέχον έτος.

- Υπολογισμός μέσων τιμών ποσοτήτων αποβλήτων για όλα τα έτη.

- Προσθήκη και επεξεργασία δεδομένων αποβλήτων με χειροκίνητο τρόπο.

- Προσθήκη και επεξεργασία δεδομένων κάδων αποβλήτων.

- Προσθήκη και επεξεργασία δεδομένων από τρίτο αρχείο (ΕΔΣΝΑ) με αυτόματο τρόπο.

- Προσθήκη και επεξεργασία νέας κατηγορίας αποβλήτου για την περίπτωση που ο δήμος θα εισάγει νέο ρεύμα συλλογής.

- Προβολή όλων των επιλεγμένων δεδομένων σε πίνακα και σε γράφημα.

- Εισαγωγή προβλέψεων ΤΣΔΑ ανά κατηγορία αποβλήτου.

- Παρακολούθηση επίτευξης στόχου για κάθε κατηγορία αποβλήτου, με ενημερώσεις για χαμηλή ή υψηλή επίτευξη στόχου σε πραγματικό χρόνο.

Συνδυαστικά με την νέα πλατφόρμα, ο δήμος έχει προχωρήσει στην αποτύπωση και στο «μαρκάρισμα» των κάδων όλων των ρευμάτων, εντός της περιοχής της διοικητικής του ευθύνης. Κάθε κάδος διαθέτει μια ειδική σήμανση με ενσωματωμένο ένα RFID Tag, στο οποίοι είναι αποθηκευμένη όλη η πληροφορία που απαιτείται, προκειμένου ο κάδος να είναι πλήρως χαρακτηρισμένος. Η εν λόγω πληροφορία περιλαμβάνει τις συντεταγμένες χωροθέτησης, το είδος του κάδου, την χρονολογία απόκτησης, την ημερομηνία τελευταίου καθαρισμού, ενώ παράλληλα είναι δυνατή η εισαγωγή δεδομένων από τα στελέχη καθαριότητας σε πραγματικό χρόνο. Στόχος της εν λόγω ροής εργασίας είναι η προετοιμασία τόσο της Υπηρεσίας όσο και των υποδομών για την επόμενη φάση στον τομέα διαχείρισης αποβλήτων, η οποία θα περιλαμβάνει την αυτόματη ζύγιση και εισαγωγή ποσοτήτων στην πλατφόρμα για κάθε κάδο και σε πραγματικό χρόνο.

Η νέα πλατφόρμα παρακολούθησης και διαχείρισης αποβλήτων του Δήμου Πεντέλης, αποτελεί μια καινοτομία για την Υπηρεσία Καθαριότητας και εν γένει για τον Δήμο, δεδομένου ότι παρέχει ολιστική και σε πραγματικό χρόνο παρακολούθηση των ποσοτήτων των αποβλήτων, ενώ παράλληλα καθιστά εύκολη την κατάρτιση και παρακολούθηση του ΤΣΔΑ. Η αυτοματοποίηση των ροών εργασίας και η διαλειτουργικότητα με τρίτα συστήματα, δίνει την δυνατότητα ελέγχου σε όλα τα επίπεδα και κατ’ επέκταση συνεπικουρεί στην χάραξη ορθολογικής στρατηγικής στον τομέα της διαχείρισης αποβλήτων στο Δήμο.

KPIs αναφορικά με την κάλυψη των στόχων της πλατφόρμας

Δείκτης (KPI): Αριθμός κατηγοριών αποβλήτων που διαχειρίζεται η πλατφόρμα

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.09.2020 – 31.10.2021: 6 κατηγορίες αποβλήτων

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.09.2020 – 31.10.2021: 100%

Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός): 15 κατηγορίες αποβλήτων συνολικά

Δείκτης (KPI): Συνολική ποσότητα αποβλήτων που διαχειρίζεται η πλατφόρμα

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.09.2020 – 31.10.2021: 18.500 tn

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.09.2020 – 31.10.2021: 76%

Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός): 18.000 tn

BEST CITY ΠΡΑΣΙΝΟ ΤΑΜΕΙΟ

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΤΟΥ ΠΡΑΣΙΝΟΥ ΤΑΜΕΙΟΥ

1. Καινοτομία - Προκλήσεις (30% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου ως προς την καινοτομία τους. 2. Μεθοδολογία (20% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου ως προς τον τρόπο που ακολουθήθηκε στη σχεδίαση/υλοποίηση τους. 3. Αποτελεσματικότητα (30% βαρύτητα) Θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου σε αντιστοιχία με τους στόχους που είχαν οριστεί, αλλά και συγκρίνοντας τα αποτελέσματα σε σχέση με αντίστοιχα έργα της αγοράς. 4. Καλές πρακτικές (10% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα συμπεράσματα και οι καλές πρακτικές της πρωτοβουλίας / ενέργειας/ έργου που μπορούν να αξιοποιηθούν από άλλες εταιρείες. 5. Βαθμός αναπαραγωγιμότητας (10% βαρύτητα)

Θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου σε σε σχέση με την δυνατότητα αξιοποίησης της από άλλους

• Να περιγράψτε την πρωτοβουλία / έργο της υποψηφιότητάς σας, τα αποτελέσματα και τη σύνδεση με τη στρατηγική και τις συγκεκριμένες ανάγκες / απαιτήσεις της εταιρείας / οργανισμού ή του πελάτη σας. Οι υποψηφιότητες πρέπει να παρέχουν σαφείς περιγραφές με βάση την δομή

Πρόκληση- Λύση - Οφέλη.

• Να δώσετε έμφαση στα στοιχεία εκείνα που καθιστούν τη συγκεκριμένη πρωτοβουλία/ έργο μοναδική, ανταγωνιστική και καινοτόμο στην κατηγορία που υποβάλλετε υποψηφιότητα και περιγράψετε τους λόγους για τους οποίους θεωρείτε ότι πρέπει να ξεχωρίσει η υποψηφιότητά σας.

• Να συμπεριλάβετε ποιοτικά ή ποσοτικά δεδομένα και χαρακτηριστικά, που κατά την κρίση σας, ενισχύουν την υποψηφιότητα σας.

• Να χρησιμοποιείτε απλό κείμενο (plain text).

6. Περιγραφή & στοιχεία της υποψηφιότητας (έως 1.000 λέξεις)

Στρατηγικός Σχεδιασμός- Προκλήσεις

Ο Δημόσιος Τομέας υφίσταται τα τελευταία χρόνια μία ριζική αναδιοργάνωση σε όλα τα επίπεδα με απώτερο σκοπό την αποτελεσματικότερη λειτουργία των Υπηρεσιών και κατά συνέπεια την ποιοτικότερη εξυπηρέτηση πολιτών, επιχειρήσεων και φορέων. Στο πλαίσιο αυτό, το Πράσινο Ταμείο προκειμένου να

βελτιώσει τις υπηρεσίες προς τους δήμους και τους λοιπούς φορείς που χρηματοδοτεί, προχώρησε στην ανάπτυξη μιας ολοκληρωμένης πλατφόρμας υποβολής και διαχείρισης προτάσεων στα χρηματοδοτικά του προγράμματα. Η πλατφόρμα λειτουργεί διαδικτυακά, διαχειρίζεται το σύνολο των ροών εργασίας από την υποβολή πρότασης μέχρι και την ολοκλήρωση του χρηματοδοτούμενου έργου, ενώ παράλληλα είναι πλήρως εναρμονισμένη με τις βασικές αρχές που διέπουν τη λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων του δημόσιου τομέα, σύμφωνα με τα όσα ορίζονται στην Εθνική Ψηφιακή Στρατηγική και στην Ψηφιακή Βίβλο.

Η πολυδιάσπαση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους επιχορηγούμενους φορείς σε συνδυασμό με τις αυξημένες ανάγκες χρηματοδότησης ολοένα και περισσότερων φορέων, αποτέλεσαν την βασικότερη πρόκληση που κλήθηκε να αντιμετωπίσει το Πράσινο Ταμείο κατά την τελευταία διετία. Ήταν ακριβώς αυτή η πρόκληση, η οποία οδήγησε στον λεπτομερή σχεδιασμό και την ανάπτυξη μιας ολοκληρωμένης all-in-one πλατφόρμας, που θα οργάνωνε τις λειτουργίες και θα βελτιστοποιούσε τις διαδικασίες, βάζοντας κανόνες στην αλληλεπίδραση με τους χρηματοδοτούμενους φορείς.

Ιδέα, Σχεδίαση και Καινοτομία

Η νέα πλατφόρμα υποβολής και διαχείρισης προτάσεων του Πράσινου Ταμείου λειτουργεί από τον Απρίλιο του 2020, εξυπηρετώντας πλήρως ηλεκτρονικά το σύνολο των φορέων που υποβάλλουν προτάσεις χρηματοδότησης, στο πλαίσιο των προγραμμάτων του φορέα. Επιπλέον, εξυπηρετεί πλήρως ηλεκτρονικά όλους τους εργαζομένους του Ταμείου, προσφέροντας μια πλειάδα δικαιωμάτων χρήσης, ανάλογα με τους ρόλους που έχουν οριστεί σε διοικητικό επίπεδο.

Για κάθε νέα πρόσκληση που ανακοινώνεται η πλατφόρμα αρχικοποιείται δυναμικά, ούτως ώστε να καλύπτει το σύνολο των διαφορετικών απαιτήσεων τόσο σε επίπεδο ζητούμενων δικαιολογητικών και εγγράφων, όσο και σε επίπεδο ροής εργασίας και διαχείρισης των προτάσεων που θα υποβληθούν. Συγκεκριμένα, για κάθε πρόσκληση ορίζονται δυναμικά από τον διαχειριστή του συστήματος οι κάτωθι παράμετροι:

- Ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης της πρόσκλησης, με δυνατότητα αυτόματης έναρξής και λήξης από το σύστημα, έχοντας ως στόχο την εξασφάλιση της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης των φορέων που υποβάλλουν πρόταση.

- Πεδία που πρέπει να συμπληρώνονται από τους χρήστες των φορέων που υποβάλλουν πρόταση: για κάθε πεδίο ορίζεται το είδος του (δηλ. αν είναι κείμενο, αριθμός, ημερομηνία, συνημμένο αρχείο κ.λπ), ο τίτλος του, η περιγραφή του (δηλ. οδηγίες συμπλήρωσης) και το εάν είναι υποχρεωτικό ή όχι.

- Δυνητικοί δικαιούχοι της πρόσκλησης: σε πολλές περιπτώσεις μια πρόσκληση απευθύνεται σε συγκεκριμένους φορείς, οι οποίοι ορίζονται εξ αρχής ως έχοντες το δικαίωμα υποβολής, εξαιρώντας όλους τους υπόλοιπους που δεν έχουν δικαίωμα πρόσβασης στην συγκεκριμένη πρόσκληση.

- Βήματα που πρέπει να ακολουθεί κάθε πρόταση που υποβάλλεται: Κάθε βήμα αποτελεί και μια διαφορετική διοικητική πράξη η οποία εκτελείται από το αρμόδιο στέλεχος της Υπηρεσίας, που το έχει χρεωθεί. Για παράδειγμα, κατά την υποβολή μιας πρότασης, το πρώτο βήμα δύναται να είναι η πρωτοκόλληση, το δεύτερο η χρέωση από τον διευθυντή στο μηχανικό, το τρίτο ο έλεγχος των δικαιολογητικών από το μηχανικό και η επιστροφή για διευκρινίσεις ή η αποδοχή κ.λπ. Οι χρεώσεις

μπορούν να πραγματοποιούνται από τον προηγούμενο ρόλο στον επόμενο με αυτόματο ή χειροκίνητο τρόπο.

- Ενέργειες που εκτελούνται σε κάθε βήμα: κάθε διοικητική πράξη που εκτελείται σε κάθε βήμα, περιλαμβάνει διαφορετικές ενέργειες σε αλληλουχία, οι οποίες πρέπει να εκτελεστούν στο σύνολο τους προκειμένου να ολοκληρωθεί το βήμα. Για παράδειγμα στο βήμα υποβολής συμπληρωματικών δικαιολογητικών από τον φορέα που έχει υποβάλει μια πρόταση, ο χρήστης του φορέα πρέπει να ακολουθήσει όλες τις ενέργειες που προτείνονται από τον μηχανικό που έχει διενεργήσει τον έλεγχο σε προηγούμενο βήμα, προκειμένου να προχωρήσει η πρόταση στο επόμενο βήμα που είναι ο επανέλεγχος από το μηχανικό.

Η νέα πλατφόρμα υποβολής και διαχείρισης προτάσεων του Πράσινου Ταμείου διαθέτει ένα ειδικά σχεδιασμένο σύστημα αυθεντικοποίησης χρηστών, το οποίο σε επίπεδο βάσης δεδομένων κάνει χρήση εργαλείων κρυπτογράφησης σύμφωνα με τον Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων. Επιπλέον, κάθε χρήστης είναι συνδεδεμένος με τον φορέα που εκπροσωπεί, γεγονός που επιτρέπει την πρόσβαση του και την υποβολή πρότασης μόνο στις προσκλήσεις που ο φορέας αυτός είναι δυνητικό δικαιούχος.

Σε επίπεδο διαχειριστή, η πλατφόρμα διαθέτει πλήρη σειρά αναφορών, γεγονός που επιτρέπει την εύκολη και γρήγορη εξαγωγή στατιστικών στοιχείων ανά πρόσκληση, φορέα, περιφέρεια κ.λπ.

Επιπλέον των ανωτέρω, η πλατφόρμα διαθέτει ειδικό υποσύστημα μέσω του οποίου είναι δυνατή η πρόσβαση στους φακέλους των προτάσεων που έχουν υποβληθεί προγενέστερα της έναρξης λειτουργίας της. Συγκεκριμένα, το σύνολο των παλαιών προτάσεων και των συνοδευτικών τους αρχείων έχουν ψηφιοποιηθεί και έχουν εισαχθεί στην πλατφόρμα, με αποτέλεσμα να είναι διαθέσιμα τόσο στις υπηρεσίες του Πράσινου Ταμείου, όσο και στους φορείς που έχουν χρηματοδοτηθεί στο παρελθόν, δημιουργώντας ένα εξατομικευμένο αποθετήριο προτάσεων για κάθε φορέα ξεχωριστά.

Προκειμένου να διασφαλιστεί ένα επίπεδο επεκτασιμότητας στο σχεδιαζόμενο πληροφοριακό σύστημα, η Βάση Δεδομένων έχει σχεδιαστεί ώστε να χρησιμοποιείται κωδικοποιημένη πληροφορία. Αυτό έχει σκοπό να μπορεί να αξιοποιηθεί καλύτερα και να είναι αναγνώσιμη από άλλα πληροφοριακά συστήματα τα οποία θα χρησιμοποιηθούν ως επέκταση. Η πλήρης τεκμηρίωση της Βάσης Δεδομένων έχει βοηθήσει στην μελλοντική μελέτη της για το σκοπό αυτό. Η κωδικοποίηση έχει βοηθήσει επίσης στην μεγιστοποίηση του βαθμού παραμετροποίησης του συστήματος ώστε αυτό να ενημερώνεται εύκολα και άμεσα. Ο αντικειμενοστραφής τρόπος σχεδιασμού εξυπηρετεί στην επαναχρησιμοποίηση των περιεχομένων, όπως και η χρήση πολλαπλών επιπέδων βοηθάει στο διαχωρισμό των τριών επιπέδων λειτουργίας: καταχώρηση, επεξεργασία και προβολή. Η υλοποίηση web services διαχωρίζουν με σαφήνεια το επίπεδο λογικής από το επίπεδο δεδομένων και παρουσίασης.

KPIs αναφορικά με την κάλυψη των στόχων της πλατφόρμας

Δείκτης (KPI): Αριθμός των χρηστών – φορέων που έχουν εγγραφεί στην πλατφόρμα

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.05.2020 – 30.10.2021: 332 δήμοι και 150 άλλοι φορείς

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.05.2020 – 30.10.2021: 100% για τους δήμους και 157% για τους λοιπούς φορείς

Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός): 332 δήμοι και 350 άλλοι φορείς

Δείκτης (KPI): Αριθμός των προτάσεων που έχουν υποβληθεί στην πλατφόρμα

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.05.2020 – 30.10.2021: 350 προτάσεις δήμων και 120 προτάσεις άλλων φορέων

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.05.2020 – 30.10.2021: 183% για τις προτάσεις δήμων και 125% για τους λοιπούς φορείς

Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός): 250 προτάσεις δήμων και 100 προτάσεις άλλων φορέων

BEST CITY EVOLUTION

Culture Inventory-Culture Inventory-Διαδικτυακό Αποθετήριο Πολιτισμού και Ιστορίας

1. Καινοτομία - Προκλήσεις (30% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου ως προς την καινοτομία τους. 2. Μεθοδολογία (20% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου ως προς τον τρόπο που ακολουθήθηκε στη σχεδίαση/υλοποίηση τους. 3. Αποτελεσματικότητα (30% βαρύτητα) Θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου σε αντιστοιχία με τους στόχους που είχαν οριστεί, αλλά και συγκρίνοντας τα αποτελέσματα σε σχέση με αντίστοιχα έργα της αγοράς. 4. Καλές πρακτικές (10% βαρύτητα) Θα αξιολογηθούν τα συμπεράσματα και οι καλές πρακτικές της πρωτοβουλίας / ενέργειας/ έργου που μπορούν να αξιοποιηθούν από άλλες εταιρείες. 5. Βαθμός αναπαραγωγιμότητας (10% βαρύτητα)

Θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα της πρωτοβουλίας / ενέργειας / έργου σε σε σχέση με την δυνατότητα αξιοποίησης της από άλλους

• Να περιγράψτε την πρωτοβουλία / έργο της υποψηφιότητάς σας, τα αποτελέσματα και τη σύνδεση με τη στρατηγική και τις συγκεκριμένες ανάγκες / απαιτήσεις της εταιρείας / οργανισμού ή του πελάτη σας. Οι υποψηφιότητες πρέπει να παρέχουν σαφείς περιγραφές με βάση την δομή

Πρόκληση- Λύση - Οφέλη.

• Να δώσετε έμφαση στα στοιχεία εκείνα που καθιστούν τη συγκεκριμένη πρωτοβουλία/ έργο μοναδική, ανταγωνιστική και καινοτόμο στην κατηγορία που υποβάλλετε υποψηφιότητα και περιγράψετε τους λόγους για τους οποίους θεωρείτε ότι πρέπει να ξεχωρίσει η υποψηφιότητά σας.

• Να συμπεριλάβετε ποιοτικά ή ποσοτικά δεδομένα και χαρακτηριστικά, που κατά την κρίση σας, ενισχύουν την υποψηφιότητα σας.

• Να χρησιμοποιείτε απλό κείμενο (plain text).

6. Περιγραφή & στοιχεία της υποψηφιότητας (έως 1.000 λέξεις)

Στρατηγικός Σχεδιασμός- Προκλήσεις

«Ο πολιτισμός δεν είναι τα πάντα», αναγράφεται σε μία ταμπέλα έξω από έναν κινηματογράφο, «όμως δίχως πολιτισμό, δεν έχει τίποτα αξία». Η πανδημία αποτέλεσε ένα ισχυρό πλήγμα και έχει αφήσει έντονα τα σημάδια της στον τομέα του πολιτισμού και των τεχνών λόγω των μέτρων που έχουν ληφθεί για την αντιμετώπιση της εξάπλωσης του κορονoϊού. Σε αυτό το πλαίσιο, η EVOLUTION PROJECTS, αναγνωρίζοντας την ανάγκη και τη σπουδαιότητα αξιοποίησης του πολιτιστικού υλικού με τη

δυνατότητα άμεσης και απομακρυσμένης πρόσβασης από τον πολίτη, δημιούργησε με τη χρήση προηγμένων τεχνολογιών το Culture Inventory, ένα πλήρες διαδικτυακό ψηφιακό αποθετήριο πολιτισμού και ιστορίας, το οποίο χρησιμοποιείται για την διάθεση του πολιτιστικού και ιστορικού αποθέματος φορέων όπως πολιτιστικοί οργανισμοί, δήμοι, μουσεία κλπ.

Ιδέα, Σχεδίαση και Καινοτομία

Το διαδικτυακό αποθετήριο μπορεί να φιλοξενήσει ψηφιακά αρχεία όλων των ειδών όπως χειρόγραφα κείμενα, βιβλία, ανέκδοτο φωτογραφικό υλικό, έργα τέχνης, ηχητικά ντοκουμέντα κ.λπ. Επίσης δίνει τη δυνατότητα εικονικών περιηγήσεων, διαδραστικών παιχνιδιών και μέσων που όχι μόνο διευκολύνουν την πρόσβαση του πολίτη στο ψηφιακό υλικό αλλά τον παροτρύνουν και του δημιουργούν ενδιαφέρον για πολιτιστικές προσεγγίσεις. Το αποθετήριο είναι πλήρως εναρμονισμένο με όλα τα διεθνή πρότυπα τεκμηρίωσης πολιτιστικού περιεχομένου (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά Dublin core), καθώς και με όλους τους διεθνείς κανόνες διαλειτουργικότητας (χρήση προτύπων OAI-PMH, OAI-ORE για διαλειτουργικότητα με Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και Europeana).

Ειδικότερα στο πλαίσιο του Culture Inventory παρέχονται οι κάτωθι ψηφιακές υπηρεσίες:

- καθετοποιημένη θεματική διαδικτυακή πύλη προβολής του υλικού

- εφαρμογή τρισδιάστατων αναπαραστάσεων

- εικονικό μουσείο με χωρική, χρονική και σημασιολογική σήμανση

- συμμετοχική εφαρμογή προβολής και ανάκτησης επιλεγμένου υλικού με δυνατότητα λειτουργίας σε έξυπνες συσκευές

- προβολή άλμπουμ πολιτιστικού υλικού με δυνατότητα λειτουργίας σε έξυπνες συσκευές

- εφαρμογή ανάρτησης από τον επισκέπτη πολυμεσικού περιεχομένου με γεωγραφική ή/και χρονική αναφορά, με δυνατότητα λειτουργίας σε έξυπνες συσκευές.

Το Culture Inventory είναι μια εφαρμογή που στοχεύει στη διατήρηση της ιστορικής και πολιτιστικής κληρονομιάς με τη βοήθεια της τεχνολογίας.

Οι δυνατότητες του Culture Inventory είναι οι εξής:

- Εξαγωγή μεταδεδομένων, για τη διασύνδεση με άλλες εφαρμογές : Δυνατότητα εξαγωγής μεταδεδομένων από τη βάση μέσω πρωτοκόλλων XML και δυνατότητα προγραμματιστικής διεπαφής (API), που επιτρέπει την ανάπτυξη Web Services για τεκμήρια και μεταδεδομένα.

- Μαζική εισαγωγή Δεδομένων – Μεταδεδομένων.

- Επιλογή υλικού προς προβολή στο διαδίκτυο.

- Ανεξαρτησία του τελικού συστήματος από συγκεκριμένα συστήματα (υλικό ή και λογισμικό), επεκτασιμότητα, μεταφερσιμότητα σε διαφορετικές πλατφόρμες.

- Εύκολη χρήση (χωρίς απαίτηση ειδικών γνώσεων από τους κοινούς χρήστες) και εύκολη συντήρηση και διαχείριση.

- Ταυτόχρονη εργασία χωρίς περιορισμό στον αριθμό των χρηστών.

- Απεριόριστος αριθμό staff users και απεριόριστους web χρήστες.

- Φιλοξενία απεριόριστου αριθμού και όγκου τεκμηρίων / πόρων.

- Περιγραφή της εσωτερικής δομής των τεκμηρίων, χρησιμοποιώντας κατάλληλα διεθνώς αποδεκτά σχήματα μετά-δεδομένων (π.χ. DIDL, OAI-ORE, METS – Dublin Core).

- Ορισμός άδειας χρήσης κάνοντας χρήση των διεθνών κανόνων (Creative Commons Licenses).

Τα βασικά χαρακτηριστικά της εφαρμογής είναι :

§ Η φιλικότητα προς τον χρήστη.

§ Η επεκτασιμότητα, ακολουθώντας πάντα τις νέες τεχνολογίες ψηφιακής καταγραφής ψηφιακού υλικού περιεχομένου.

§ Η πλήρης υποστήριξη οποιασδήποτε συλλογής και ψηφιοποίησης του περιεχομένου.

§ Η θεματική ευρετηρίαση και διαχείριση των ψηφιακών υποκατάστατων.

§ Η συμβατότητα με τα διεθνή πρότυπα ψηφιοποίησης (TIFF, Jpeg, GIF, RAW).

§ Η αυτοματοποιημένη μεταφορά του ψηφιοποιημένου περιεχομένου που συλλέγεται σε οργανωμένες αποθήκες δεδομένων (Πολυμεσική Βάση δεδομένων).

§ Η οργάνωση των τεκμηρίων σε μία ή περισσότερες συλλογές που διαμορφώνονται από το χρήστη.

Το σύνολο του πολιτιστικού και ιστορικού υλικού είναι διαθέσιμο στους πολίτες, τόσο μέσω της κεντρικής διαδικτυακής πύλης των ψηφιακών υπηρεσιών, όσο και μέσω του App για έξυπνες συσκευές.

KPIs αναφορικά με την κάλυψη των στόχων της πλατφόρμας

Δείκτης (KPI): Αριθμός των μοναδικών επισκεπτών στο Culture Inventory (7 εγκαταστάσεις)

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.01.2020 – 30.10.2021: 75.000

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.01.2020 – 30.10.2021: 122%

Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός): 27.000

Δείκτης (KPI): Αριθμός αποθηκευμένων τεκμηρίων- έγγραφα (σελίδες)

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.01.2020 – 30.10.2021: 550.000

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.01.2020 – 30.10.2021: 100%

Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός σελίδων): 18.000

Δείκτης (KPI): Αριθμός αποθηκευμένων τεκμηρίων- φωτογραφίες

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.01.2020 – 30.10.2021: 120.000

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.01.2020 – 30.10.2021: 100%

Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός σελίδων): 13.000

Δείκτης (KPI): Αριθμός αποθηκευμένων τεκμηρίων- εκθέματα όπως πίνακες, γλυπτά κλπ. αντικείμενα

Τιμή Στόχος για την περίοδο από 01.01.2020 – 30.10.2021: 6.500

Ποσοστό (%) επίτευξης για την περίοδο από 01.01.2020 – 30.10.2021: 95%

Τιμή Στόχος για το έτος 2022 (Αριθμός σελίδων): 1.300

Communication paragraph

H Evolution Projects, λαμβάνοντας υπόψη τις νέες συνθήκες που έχουν διαμορφωθεί με την εξάπλωση της πανδημίας και αναγνωρίζοντας την ανάγκη και τη σπουδαιότητα αξιοποίησης του πολιτιστικού και ιστορικού υλικού με δυνατότητα άμεσης και απομακρυσμένης πρόσβασης από τον πολίτη, δημιούργησε, με τη χρήση προηγμένων τεχνολογιών, το Culture Inventory, ένα πλήρες διαδικτυακό ψηφιακό αποθετήριο πολιτισμού και ιστορίας, που χρησιμοποιείται για την διάθεση του πολιτιστικού και ιστορικού αποθέματος του εκάστοτε φορέα. Το ψηφιακό αποθετήριο μπορεί να φιλοξενήσει ψηφιακά αρχεία όλων των ειδών και είναι πλήρως εναρμονισμένο με όλα τα διεθνή πρότυπα τεκμηρίωσης πολιτιστικού περιεχομένου, καθώς και με όλους τους διεθνείς κανόνες διαλειτουργικότητας.